一、学院办公室工作职责(业务范围)
1.起草、审核和印发各类公文,审核各部门代拟的以学院名义发布的各类文字材料;组织起草年度工作计划、总结等学院全局性重要材料;参与制定学院中长期发展规划和全局性的改革方案。
2.围绕学院中心工作,开展调查研究,为学院决策提供参考和依据。
3.统筹协调与组织安排全院重要会议、活动和工作。
4.督促落实学院重大决策、重要工作部署、院务会决议决定和领导交办事项。
5.根据学院整体工作部署,对各部门工作进行综合协调。
6.负责学院公车管理、公务接待和校内外的联络工作。
7.处理、管理机要文电和文印工作,负责学院保密工作。
8.负责学院行政印章、数字证书、领导名章的管理和使用,监管各部门印章的刻制和使用,开具学院介绍信。
9.负责信访工作,接待处理学院内外的来信、来访。
10.负责院务公开和信息处理相关工作,协助相关部门做好新闻宣传与发布工作。
11.规划、管理学院档案,组织、协调各部门的档案工作。
12.牵头负责学院制度建设,联系、协调法律事务,协助推进依法治校工作。
13.牵头负责规划实施电子政务和门户网站的维护、更新,协助相关部门做好信息化建设与网络管理工作。
14.牵头负责学院年检、校史(年鉴)工作、(高等教育事业)统计、行政值班工作,和办公用品采购、管理工作。
15.负责本部门安全、队伍建设与资产管理等工作。
16.完成上级交办的其他工作和临时性任务。
二、办公室主任岗位职责
在院长的领导下,根据学院办公室的职责范围,主持办公室的全面工作,主要职责有:
1.负责组织安排校级行政会议的日程、议程等相关工作。
2.负责组织起草、审核学院综合性的工作报告、计划、总结、决议、决定等各种重要文件,重要文件亲自执笔。
3.负责组织人员督查、督办学校会议的决议,并及时上报决议的执行情况。
4.负责学院档案工作,处理各类文件的阅文、核文和批转文件等工作,重要公文和急件要随到随批,转办不过夜。
5.负责学院行政、院长等印信的使用,审批处级及其以下各单位印章的刻制和启用。
6.协助校领导负责学校外事工作。
7.协助校领导完成各种突发性事件及重大活动的处理、筹备、安排和协调工作。
8.负责组织办公室相关人员,深入基层、实际调研,发现情况、客观汇总、及时上报,为领导决策提供参考建议。
9.负责制定和完善办公室的相关规定和办公流程。
10.负责办公室人员的继续教育工作,拓宽培训渠道、增加培训次数、提升培训质量,不断提高全体工作人员的综合素质,提高校办公室的工作效率及质量。
11.督促检查和考核学院办公室工作人员岗位职责的执行情况。
12.落实校领导交办的其他工作。
三、办公室副主任岗位职责
在办公室主任的领导下,具体职责有:
1.参与起草学校综合性工作报告、工作计划、总结、决定、重要改革方案及规章制度等文件。
2.协助主任完成学校召开的各种会议的组织及安排。
3.协助主任完成各类突发性事件及重大活动的处理、筹备、安排和协调工作。
4.协助主任对学校会议的决议进行督察督办。
5.负责收集整理各种信息,为领导决策提供参考。
6.协助主任做好信息调研、信访及来访接待工作。
7.负责党支部建设工作。
8.负责办公室日常的综合治理和安全保密工作。
9.根据科室的岗位职责,指导分管科室的各项工作。
10.负责制定和完善分管科室的相关制度和办公流程。
11.落实学校领导、主任交办的其他工作。
四、机要(信息)科工作职责
1.负责机要文件、电报、信函的签收、登记、呈批、传阅、催办、保管、立卷、归档、清退和销毁等工作。
2.负责保密委员会的日常性工作,协调、督办、推动全校的保密工作。
3.负责建设校内外信息网络,做好各方面信息的收集、汇总和反馈工作,及时上报领导及有关部门。
4.负责学校统计工作,对统计数据监测和分析研判,为校领导提供参考。
5.负责学校的信息调研工作,针对学校发展的新情况、新问题开展调研,撰写专题调研报告。
6.完成领导交办的其他工作任务。
五、档案室工作职责
1.恪守保密原则,贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定。
2.负责健全校档案工作规章制度,完善档案相关的工作流程。
3.严格遵照档案工作的规章制度,完成全校各类档案的管理、利用、销毁等工作。
4.做好各种机要文件的保密工作,做到不遗漏、不泄露。
5.负责档案馆的设施维护、卫生清理等工作。
6.负责校内档案信息化建设。
7.落实学校领导及主任交办的其他工作。
六、秘书科工作职责
1.负责学校工作计划、总结、决议、以学校名义上报或下发等文件的起草、打印、发放工作。
2.协助主任完成学校会议和重要活动的准备和组织工作,负责会议记录和编发会议纪要,负责催办、查办会议的贯彻落实工作。协助主任做好学校每周会议日程的编制工作。
3.负责学校上级来文、来往信件的收发、传递、保存、归档工作。
4.负责学院官网院务公开等栏目的管理工作。负责信息公开申请的受理、转办和答复等工作。
5.协助主任收集资料,综合信息,给校领导提供决策依据。
6.负责学校保密工作。严格遵守保密纪律,参加会议及办文切实做到不失密,不泄密。
7.协助做好校领导和办公室内部服务工作。
8.完成领导交办的其他工作。
七、信访督办科工作职责
1.协助办公室主任,对上级重要文件、院务会议决定、行政重大决策、校领导交办或批示要求督查的事项进行催办和督查。
2.负责受理上级转办各类信访事项和师生各种形式来信来访(含师生意见与建议网上受理大厅),督促协调各相关单位做好答复。
3.负责做好校领导接待日活动的各项具体工作,认真做好受理问题的梳理、督办和跟踪落实工作。
4.负责学校行政值班(值班值守)有关工作。
5.协助办公室领导做好校安全稳定工作领导小组办公室日常工作。
6.协助做好法律顾问组有关联络和协调。
7.完成校领导和办公室领导交办的其他工作。
八、综合科工作职责
1.协助办公室主任组织、安排、协调学院综合性工作及全校性的重大活动;负责学院会议的会务工作。
2.协助主任做好上级机关和兄弟单位领导来校视察、参观、访问、考察、交流等的接待工作。
3.负责学校印信、证照的管理工作。
4.负责办公室固定资产管理和使用。
5.负责学校接待室、会议室的管理、使用和维护,负责领导办公室的物品配备等工作。
6.负责校领导和办公室报刊、杂志、信件等的领取与分发。
7.负责公务用车的管理。
8.负责办理校领导日常事务。
9.完成校领导、主任交办的其他工作。
九、车队驾驶员岗位职责
1.具体负责保障校领导公务用车。
2.具体负责所驾驶车辆的安全使用与日常维护。
3.具体负责校领导上、下班用车。
4.做好为校领导服务及领导交办的其它工作。
编辑:文轩-办公室
成都校区:四川省成都市大邑县锦屏大道9号
遂宁校区:四川省遂宁市大英县新城区文化产业园滨江北路
招生电话:028-88391708、028-88267208、028-69805888
地址:四川省成都市大邑县锦屏大道9号 咨询电话:028-69805888 监督电话:028-69805050 传真:028-69805555 邮码:611330 蜀ICP备17038686号-1
版权所有:四川文轩职业学院 技术支持:四川省教育信息化与大数据中心(四川省电化教育馆)